Para crear una empresa, lo primero que hay que tener claro es la forma jurídica, en este caso, vamos te vamos a explicar como crear una Sociedad Limitada. SOLICITUD DE CERTIFICADO NEGATIVO El primer paso es solicitar un certificado negativo de denominación social, el coste de solicitar dicho certificado son 27,27€, este proceso es rápido, no tarda más de 24 horas. ELABORACIÓN ESCRITURA Y ESTATUTOS Este paso es importante, ya que representa todos los aspectos clave de lo que será la futura empresa, tales como, órgano de gobierno, retribución del administrador, actividades a desarrollar por la empresa, CNAE principal entre otros… En la mayoría de los casos, esto es elaborado por el Notario con la información aportada por tus asesores, por lo que es muy importante que hayas realizado previamente una reunión con él para que no se deje nada sin tener en cuenta. FIRMA NOTARÍA Y REGISTRO Este proceso es rápido, dependiendo si la forma de la constitución es un CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas), esto es, sociedades que están bonificadas por el Gobierno para emprendedores. En este caso, el coste de notario y registro oscila entre 350,00€ y puede estar operativa en dos días. Si por el contrario, la sociedad limitada se constituye de la forma tradicional, el coste de notario y registro oscila entre 1300,00€ y puede llegar a tardar entre tres y cuatro semanas. CERTIFICADO DIGITAL Una vez que la sociedad está inscrita, el último paso para poder darle de alta y aperturar cuenta bancaria es solicitar el Certificado Digital, el coste es de 29.04€ , con ello, estarás preparado para actuar con las administraciones públicas de una manera digital y ágil. Una vez tienes el certificado, el asesor tendrá de dar de alta la actividad económica con un 036 y enviar la documentación al banco para aportar el Capital Social que se haya determinado en la escritura de constitución. Como ves, el proceso puede ser rápido y sencillo si cuentas con las medidas necesarias para llevarlo a cabo, si estás pensando en emprender y desconocías las herramientas que tienes a tu alcance para optimizar tus costes de inicio, desde MATION podemos ayudarte.
8 Claves para Mejorar la Gestión Documental en tu empresa
Una gestión documental eficiente es crucial para optimizar la operativa diaria, mantener el control sobre la información y, al mismo tiempo, asegurar el cumplimiento normativo. A menudo, los recursos limitados y la falta de sistemas formales pueden hacer que las pequeñas empresas no prioricen adecuadamente la organización de sus documentos, lo que puede generar ineficiencias y pérdidas de información valiosa. A continuación, compartimos algunos consejos prácticos para ayudar a las pequeñas empresas a mejorar su gestión documental sin necesidad de grandes inversiones. 1. Diagnosticar el estado actual del proceso de gestión de documentos Antes de implementar mejoras, es importante analizar cómo se gestionan los documentos actualmente. Esto incluye entender dónde y cómo se almacenan los archivos, quiénes tienen acceso a ellos, y cómo se organiza la información. En una pequeña empresa, este diagnóstico es mucho más manejable que en grandes corporaciones, ya que el volumen de documentos suele ser menor y la estructura organizativa más simple. Es recomendable crear una lista de los tipos de documentos más utilizados (facturas, contratos, informes, etc.), para luego evaluar qué procesos pueden ser optimizados. Identificar problemas comunes como la dificultad para encontrar documentos o la falta de un sistema estandarizado es el primer paso hacia una mejor gestión documental. 2. Digitaliza tus documentos: el primer paso hacia la eficiencia Muchas empresas siguen manejando una cantidad considerable de documentos en papel, lo que puede ser una fuente de ineficiencias. Digitalizar estos documentos es crucial para reducir el desorden físico y mejorar el acceso a la información. A diferencia de las grandes empresas que pueden invertir en soluciones complejas, las pequeñas empresas pueden comenzar con una estrategia sencilla de escaneo y almacenamiento digital en plataformas accesibles y económicas. Es importante asegurarse de que los documentos se escaneen en formatos estándar como PDF, y que estén organizados en carpetas con nombres descriptivos y fáciles de entender. 3. Implementar un sistema de gestión documental adecuado al tamaño del negocio Existen sistemas de gestión documental (SGD) diseñados específicamente para las diferentes necesidades de las empresas, que son asequibles y fáciles de implementar. Estas herramientas permiten centralizar la creación, el almacenamiento y la edición de documentos sin requerir grandes inversiones. Al elegir un sistema, asegúrate de que sea intuitivo, permita un control de acceso adecuado y, lo más importante, que se ajuste a las necesidades específicas de tu negocio. 4. Estandarizar la organización y la nomenclatura La simplicidad y la claridad son claves para una gestión documental efectiva. Es fundamental crear un sistema de organización estandarizado que todos los miembros de la empresa comprendan y sigan. Esto incluye: 5. Establecer políticas claras de retención y eliminación de documento Es necesario gestionar adecuadamente la vida útil de sus documentos. Guardar todo de manera indefinida puede sobrecargar los sistemas de almacenamiento y dificultar la búsqueda de archivos relevantes. Es esencial implementar políticas claras sobre cuánto tiempo deben conservarse ciertos documentos, y cuándo deben eliminarse de forma segura siguiendo las regulaciones legales que apliquen en cada caso. Esto ayudará a mantener el sistema documental ordenado y evitará la acumulación innecesaria de información. 6. Seguridad de los documentos: una prioridad accesible La seguridad es un aspecto crucial. La pérdida o exposición de datos importantes puede tener consecuencias graves, como multas, pérdida de confianza de los clientes o problemas legales. Implementar medidas de seguridad es esencial. Algunas recomendaciones incluyen: 7. Formación sencilla pero efectiva para el equipo Es importante que todo el equipo esté formado en las prácticas de gestión documental. Esto incluye enseñarles cómo buscar, almacenar, y compartir documentos de manera eficiente utilizando las herramientas implementadas. La formación no tiene que ser extensa. Puede consistir en una simple sesión para explicar el uso correcto del sistema de almacenamiento y las políticas de la empresa, o un manual interno con directrices claras. Lo importante es que todos estén alineados en cuanto a la forma en que se gestionan los documentos. 8. Control y ajustes continuos Revisa regularmente cómo está funcionando el sistema implementado, pide retroalimentación de los empleados y ajusta las políticas o herramientas según sea necesario. A medida que una empresa crece, sus necesidades documentales también lo harán, por lo que es esencial estar abierto a realizar mejoras continuas. Quizás el sistema que era adecuado para una empresa de cinco personas necesitará ajustes cuando el equipo crezca o cuando los volúmenes de documentos aumenten. En definitiva, mejorar la gestión documental en una empresa no significa realizar grandes inversiones ni sistemas complejos. Con acciones simples como la digitalización, la implementación de un sistema de gestión accesible, y la estandarización de procesos, es posible lograr una mayor eficiencia y organización. Además, la seguridad y la capacitación continua deben ser elementos fundamentales en esta estrategia para garantizar el éxito a largo plazo.
¿Qué tener en cuenta a la hora de obtener un Certificado Digital?
Los certificados digitales son firmas electrónicas que contienen sus datos personales, sirven para garantizar nuestra identidad y abrirnos el acceso a multitud de trámites y servicios electrónicos. Podremos hacer gestiones relacionadas con la Agencia Tributaria (como presentar la declaración de la Renta), Seguridad Social, Tráfico, Justicia y, en general, con todos los ámbitos de la Administración.Los certificados digitales están disponibles tanto para personas físicas como para personas jurídicas. Cuentan con una fecha de expiración, diferente en cada caso:> Personas físicas: validez de 4 años> Personas jurídicas: validez de 2 años Los certificados son expedidos por autoridades de certificación reconocidas, como puede ser en este caso, la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) en la cual deberás obtener un código de solicitud que posteriormente será requerido en cualquiera de los organismos que gestionan los certificados digitales de dicha autoridad. Este paso es necesario tanto para personas físicas como jurídicas. Entre los certificados digitales disponibles, estos son los más habituales: 1. CERTIFICADOS PARA PERSONAS JURÍDICAS Si tu empresa cuenta con un órgano de administración de administrador único o administradores solidarios, tu certificado podrá ser tramitado vía telemática utilizando el certificado personal de uno de los administradores, importante tener en cuenta, que, para realizar el trámite de esta manera, el certificado del administrador debe haber sido renovado por última vez presencialmente (AEAT, Subdelegación del gobierno, etc.) El coste de este certificado son 29,04€ (IVA incluido). Si tu empresa cuenta con un órgano de administración diferente a un administrador único o administradores solidarios (Si el representante de la sociedad es mancomunado, apoderado, socio único, presidente, consejero, consejero delegado solidario, administrador conjunto, liquidador, etc., y tiene poderes específicos de representación que le permitan obtener este tipo de certificado)Para la obtención de este certificado, es necesario presenciarse en Hacienda con una cita previa y una serie de documentación acreditativa de la empresa que la propia Hacienda requerirá en el mismo momento de la cita. El coste de este certificado son 16,94€ (IVA incluido). Estos dos tipos de certificados son absolutamente necesarios para las empresas ya que las mismas tienen la obligación de comunicarse y recibir su notificaciones electrónicamente con la Administración. 2. CERTIFICADOS PARA PERSONAS FÍSICAS Los certificados para personas físicas son los más sencillos de obtener, son gratuitos y para la primera generación es necesario presenciarse en Hacienda con una cita previa y un código de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) generado previamente por la Sede Electrónica de la FNMT. Este certificado puede tener una renovación telemática, sin embargo, la segunda renovación deberá ser de nuevo presencial. Si todavía no sabe cómo obtener su certificado electrónico, desde MATION le ayudamos a tramitarlo.
¿CÓMO IMPLEMENTAR MI EMPRESA EXTRANJERA EN ESPAÑA?
¿Estás planeando abrir tu negocio en España, pero no estás seguro/a de cuál es la mejor opción estructura? En este artículo repasamos todo lo que necesitas saber para decidir la mejor forma fiscal para la apertura de tu negocio. Cada vez más es una opción interesante para los inversores extranjeros realizar inversiones en España, de ahí a que es de especial importancia analizar las diferentes opciones que el fisco español permite. Existen múltiples opciones, como son la oficina de representación, la creación de una sucursal y/o la filial. Una de vuestras preguntas típicas con las que nos solemos encontrar es, ¿pero qué opción es más beneficiosa para mí? Desde nuestra experiencia no hay una única opción, es depende de cada tipología de negocio y cultura empresarial, por eso siempre instamos a analizar caso por caso. OFICINA DE REPRESENTACIÓN A nivel jurídico, esta figura es la más rápida y sencilla, ya que al NO tener actividad económica se presta más realizar los pasos previos a la sucursal y/o filial. Una empresa extranjera puede abrir una oficina de representación en España. Hay que tener en cuenta que estas oficinas no pueden ejercer actividades económicas, ya que deben limitarse a realizar estudios de mercado y suelen ser el paso previo de muchas empresas para tomar la decisión de instalarse definitivamente. SUCURSAL – ESTABLECIMIENTO PERMANENTE La sucursal se conoce también como un establecimiento permanente y su característica fundamental es la ausencia de personalidad jurídica distinta de la de su casa central (matriz), siendo la propiedad siempre de la empresa matriz situada fuera del país. Esta opción es muy interesante para empresas que necesitan diariamente operaciones de entrada de dinero, aportaciones de capital (al tener la misma estructura de capital), ayuda al prestigio y poder de la marca al disponer de la misma identidad que la matriz. Es importante mencionar que, en este caso, que al estar la sucursal completamente vinculada a la empresa matriz al no tener autonomía propia, sino que depende como hemos comentado de la matriz, los resultados obtenidos en territorio nacional deberán ser elevados a la contabilidad de la matriz para su presentación de impuestos en dicha sociedad. FILIAL La principal diferencia que existe con la sucursal es que efectivamente la filial SÍ tiene personalidad jurídica propia y por tanto es la única responsable ante el fisco español de sus actuaciones, actúa como una sociedad limitada o anónima, siendo el propietario de dicha sociedad la sociedad matriz fuera de España, los resultados obtenidos por la filial se quedan en dicha sociedad, para capitalizar la sociedad la figura más óptima sería mediante elaboración de contratos de préstamos. Como ves, dependiendo de lo que necesite tu negocio, puede interesarte más una figura que otra, por eso, si tienes intención de expandir tu negocio en España y quieres asesoramiento sobre cuál de las opciones es más interesante, puedes contactar con nosotros y nuestro equipo de fiscalistas te asesorarán en todo el proceso.
Retribución extra para el Socio: ¿Bonus o dividendo?
En el caso de que un socio desee percibir una cantidad extra de dinero procedente de la empresa, es importante tener en cuenta los efectos tributarios con anterioridad a decidir el tipo de percepción. Para analizar cada situación, sería oportuno observar tanto la perspectiva del socio como la de la sociedad según convenga. Percibir dividendos por parte de la sociedad, conllevará para el socio su tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (en adelante, IRPF) de dicho ejercicio. No obstante, los dividendos no tributan en la base imponible general del impuesto, sino en la base imponible del ahorro a un tipo de gravamen que oscila entre el 19% y 28% según la cuantía recibida, calificándose como rendimientos de capital mobiliario. Por otro lado, dicha percepción de dividendos conllevará para la sociedad el ingreso de la pertinente retención a los efectos de la declaración IRPF del socio. Asimismo, el dividendo repartido no será gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades (en adelante, IS) de la entidad. Si esta cantidad se percibe en forma de bonus, será más cantidad de salario lo que aumentará la base imponible general del IRPF del socio, que según los casos puede llegar a tributar hasta un 47%. Por el lado de la empresa, este salario será gasto deducible en el IS de la misma, rebajando (como regla general) en un 23 o 25% el efecto impositivo. No debemos olvidar que un aumento de salario conllevará también un aumento del coste de las cotizaciones a la Seguridad Social. Para tomar la decisión más adecuada, es preceptivo tener en cuenta de nuevo esa doble vertiente socio – sociedad. Por un lado, el nivel de ingresos del socio, puesto que, ante una cuantía elevada de salario, a priori interesará más percibir dicha cantidad extra en forma de dividendo, mientras que si el salario es menor podría ser más acertado percibir un bonus salarial. Ahora bien, no podemos dejar de lado la perspectiva de la sociedad ya que el tipo de gravamen del IS será determinante para realizar una comparativa y tomar la decisión más conveniente. El resultado puede ser muy diferente por ejemplo en una sociedad de reciente creación que tribute a un tipo del 15% en IS. Pongamos el caso de un socio que desea percibir 15.000€ netos. Según el tipo de gravamen de la sociedad la decisión con menor impacto fiscal será diferente:
Planes de igualdad en la empresa
El plan de igualdad es un conjunto de medidas que tienen como misión garantizar la igualdad de trato y oportunidades de las mujeres y hombres en la empresa, así como promover la eliminación de situaciones discriminatorias por razón de sexo.
¿Cuándo montar una estructura “Holding” empresarial?
Cuando hablamos de una sociedad holding o comúnmente conocido como sociedad patrimonial debemos de entender primero cómo funcionan y qué sentido tienen.
Pasos para liquidar una sociedad. Aspectos Mercantiles y Tributarios
Existen momentos en los que, como empresario, se debe tomar la decisión de llevar a cabo un proceso de liquidación para la extinción definitiva de una sociedad. Esto puede venir ocasionado por diversos motivos, ya sea un fracaso en el desarrollo del proyecto, o bien que los socios quieran repartir el activo de la sociedad, por ejemplo. En el proceso de liquidación de una sociedad (como en casi todos los procesos ligados al funcionamiento de una empresa) se debe tener en cuenta aspectos mercantiles y tributarios. ASPECTOS MERCANTILES ¿Cuál es el primer paso? En primer lugar, se debe nombrar a una o varias personas que actúen como administrador/es liquidador/es, que podrán ser los propios socios o bien un administrador liquidador externo y nombrado específicamente para llevar a cabo las acciones necesarias para la extinción de la sociedad. Esta última opción suele ser la más recomendable en el caso de confrontación y discrepancias entre los socios. Acciones de Liquidación El objetivo del administrador liquidador no es otro que realizar las acciones necesarias para elaborar un balance final de liquidación, para ello, se deben pagar las deudas vigentes y eliminar el pasivo de la sociedad. Algo imprescindible es aclarar si la sociedad tiene activos, la valoración de este activo y cómo se dividirá. Puede tratarse de bienes inmuebles, participaciones en otras sociedades, saldo en bancos, etc. En el transcurso de las acciones de liquidación, la sociedad debe tener llevanza de contabilidad y presentación de modelos tributarios de la misma manera que lo haría si no fuera a liquidarse. Una vez se elimina el pasivo, el liquidador debe someter a la votación de la junta general de socios los siguientes documentos: Elevación a público e inscripción en el Registro Mercantil Una vez realizado lo anterior, se debe otorgar una escritura de disolución de la sociedad en la que figuren los tres documentos comentados anteriormente. A continuación, se acudirá al Registro Mercantil para inscribir la escritura de disolución y se cancelarán los asientos registrales de la sociedad. ASPECTOS TRIBUTARIOS Cuando se acuerda liquidar una sociedad se generan una serie de obligaciones fiscales en función de los hechos imponibles devengados. Impuesto sobre sociedades La sociedad extinguida deberá presentar impuesto sobre sociedades en el plazo de 6 meses desde la fecha de inscripción de la extinción en el Registro Mercantil. IRPF Los socios deberán incluir en su declaración de IRPF la ganancia o pérdida patrimonial generada por la diferencia entre el valor real de los activos recibidos como cuota de liquidación y el valor de adquisición de sus participaciones. IVA Cuando se reparten bienes entre los socios, la sociedad deberá emitir una factura con IVA por la transmisión de los bienes, como si de una venta a un tercero se tratase. Este IVA repercutido se deberá ingresar a Hacienda por parte de la sociedad. Existen excepciones, como por ejemplo pueden ser transmisiones exentas según la Ley de IVA. Operaciones Societarias El importe en que se valora la cuota de liquidación queda sujeto al impuesto de operaciones societarias al tipo de gravamen del 1%, siendo cada socio el sujeto pasivo en cada caso. Si estás interesado en llevar a cabo un proceso de liquidación de sociedades o simplemente deseas conocer otros aspectos relevantes en el proceso de liquidación, desde Mation te ofrecemos un asesoramiento integral desde el primer momento. Puedes contactar con nosotros para que podamos asesorarte de manera eficaz y concreta.
El Protocolo Familiar. Lo que debes conocer
El Protocolo familiar es una herramienta que permite la continuidad de la empresa familiar, estableciendo las pautas de actuación ante situaciones determinadas, con el fin de evitar los conflictos en pro de crecimiento continuado y constante de la compañía, y al cual se le puede dar publicidad o no.
Cómo Hacer Crecer mi Negocio
En un mundo con tanta competencia y nuevas oportunidades es cada vez más complicado poder desarrollar proyectos sólidos y con capacidad de crecimiento sostenible. Es por ello que desde MATION, te vamos a explicar cómo debes trabajar una estrategia sólida que permita el crecimiento de tu empresa. Tienes que pensar que desde el primer momento que tomas la decisión de emprender eres empresario y como tal debes empezar a analizar todo lo que te rodea, para ello te vamos a dar unos puntos que deberás tener siempre en cuenta. 1.- Desarrolla tú modelo CANVAS: Si no eres capaz de completarlo por ti mismo es que todavía no estás preparado para poder lanzarte al mercado, es un modelo obligatorio que todo emprendedor debe tener para lanzar su proyecto. 2.- Desarrollar un MVP: (producto mínimo viable) o lo que es lo mismo, lanza tu producto con las bases que te permitan saber si lo que estás desarrollando va a tener cabida en el mercado, puede sonarte raro, pero muchos de vosotros esperáis a tener todo el proyecto al 100% desarrollado, enamorados de vuestra idea y modelo de negocio sin saber si al mercado le interesa lo que estás desarrollando, por tanto, sal al mercado, prueba tú producto servicio y ves pivotando a lo que te pida el mismo. 3.- Planificación financiera: Este caso es uno de los puntos más importantes para poder hacer crecer tu negocio, debes conocer y desarrollar cuentas de explotación para poder definir con exactitud lo que le pasará a tu negocio a medio plazo, con ello podrás tomar decisiones con mayor precisión y confianza, la falta de una planificación hará que las decisiones que tomes a nivel financiero sean pocos fiables y sin una hoja clara de ruta. 4.- Inversión de marketing: Podrás tener el mejor productos o servicio, pero si no eres conocido no eres capaz de vender, como dicen, gana el que tiene la DEMANDA, trabaja con especialistas en el sector tu capacidad de atracción de nuevos clientes potenciales que hagan que tu negocio tenga capacidad de escalabilidad superior a la de tus competidores. Si quieres crecer y crees que tienes carencias en algunos puntos clave que te hemos expuesto, llámanos y desde MATION podremos ayudarte.
